W artykule postaramy się rozstrzygnąć tę kwestię, analizując definicje poszczególnych form oraz ich zastosowanie w świetle obowiązujących przepisów prawa.
Definicja formy pisemnej
Co to jest forma pisemna?
Forma pisemna, zgodnie z Kodeksem cywilnym, wymaga złożenia własnoręcznego podpisu na dokumencie zawierającym treść oświadczenia woli.
Kluczowym elementem jest tutaj własnoręczny podpis, będący znakiem graficznym, który umożliwia identyfikację osoby składającej oświadczenie. Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli.
Podpis powinien wyrażać co najmniej nazwisko i umożliwiać identyfikację składającego poprzez elementy najpełniej go indywidualizujące.
Rola formy pisemnej w umowach
Forma pisemna odgrywa istotną rolę w zawieraniu umów, stanowiąc najbardziej rozpowszechniony i tradycyjny sposób. Do zawarcia umowy w formie pisemnej konieczna jest wymiana dokumentów zawierających oświadczenia woli, z których każdy musi być podpisany przez jedną ze stron.
Własnoręczny podpis jest niezbędny, aby umożliwić identyfikację osoby, która złożyła oświadczenie woli. Tekst umowy nie musi być spisany własnoręcznie, wystarczy jedynie złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie.
Przykłady formy pisemnej
Forma pisemna może przyjmować różne postacie. Wśród nich wyróżniamy następujące:
- zwykłą formę pisemną,
- formę pisemną z poświadczeniem podpisu,
- formę pisemną z poświadczeniem daty pewnej,
- formę pisemną w postaci aktu notarialnego.
Niektóre umowy, takie jak umowa o pracę, reklamacje czy wszelkie zmiany tych umów, muszą być zawierane w formie pisemnej, a niedochowanie tej formy może skutkować rygorem nieważności czynności prawnej. Ustawodawca może zastrzec formę pisemną pod rygorem nieważności.
Forma elektroniczna, a e-mail
Definicja formy elektronicznej
Forma elektroniczna to szczególny sposób wyrażania oświadczenia woli. Zgodnie z przepisami prawa forma elektroniczna wymaga, aby oświadczenie woli zostało sporządzone w postaci elektronicznej i opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
To oznacza, że samo zeskanowanie dokumentu pisemnego i przesłanie go drogą elektroniczną nie jest wystarczające do zachowania formy elektronicznej. Kwalifikowany podpis elektroniczny musi być złożony w sposób techniczny, zapewniający jego autentyczność i integralność, aby oświadczenie woli było ważne.
Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej, opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Oznacza to, że ma taką samą moc prawną i wywołuje identyczne skutki.
Wiadomości e-mail jako forma elektroniczna
Wiadomości e-mail, choć powszechnie wykorzystywane w komunikacji, zazwyczaj nie spełniają wymogów formy elektronicznej w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego.
Samo przesłanie wiadomości e-mail zawierającej skan podpisanej umowy nie jest równoznaczne z zachowaniem formy elektronicznej. Aby e-mail mógł być uznany za formę elektroniczną, musi być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, który potwierdza tożsamość osoby składającej oświadczenie woli. Brak kwalifikowanego podpisu elektronicznego powoduje, że wiadomości e-mail nie spełniają wymogów.
Wymogi dotyczące podpisu elektronicznego
Warto pamiętać, że nie każdy podpis elektroniczny jest kwalifikowany – musi on spełniać określone standardy i być wydany przez certyfikowanego dostawcę usług zaufania, aby oświadczenie woli było ważne.
Porównanie formy dokumentowej i elektronicznej
Czym różnią się forma dokumentowa i elektroniczna?
Forma dokumentowa różni się od formy elektronicznej tym, że nie wymaga złożenia kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Wystarczy podpis elektroniczny np. dostępny w ramach obywatel.gov.pl.
W formie dokumentowej oświadczenie woli jest wyrażane w postaci dokumentu, który umożliwia identyfikację osoby składającej oświadczenie.
Natomiast w formie elektronicznej konieczne jest opatrzenie oświadczenia woli kwalifikowanym podpisem elektronicznym, co stanowi bardziej zaawansowaną formę w świetle Kodeksu cywilnego.
Znaczenie formy dokumentowej w prawie
Forma dokumentowa ma istotne znaczenie w prawie, szczególnie tam, gdzie ustawodawca nie wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.
Jest wystarczająca dla celów dowodowych i może być wykorzystywana w sytuacjach, gdzie wystarczające jest udokumentowanie oświadczenia woli bez konieczności składania podpisu elektronicznego. Przykładem może być wiadomość e-mail, która może spełniać wymogi formy dokumentowej.
Jak e-mail może być uznany za formę dokumentową?
E-mail może być uznany za formę dokumentową, jeśli spełnia warunki określone w Kodeksie cywilnym. Wiadomości e-mail, SMS-y czy wiadomości WhatsApp są dokumentami, jeśli można z nich odczytać dane osoby, która złożyła oświadczenie woli. Wystarczy, że e-mail umożliwia identyfikację nadawcy, aby mógł być traktowany jako forma dokumentowa.
Oświadczenie woli w postaci dokumentu musi umożliwiać ustalenie osoby składającej oświadczenie.
Aspekty prawne e-maili, jako formy pisemnej
Rygor nieważności w kontekście e-maili
Jeśli strony umowy zastrzegą, że oświadczenie o odstąpieniu od umowy wymaga formy elektronicznej pod rygorem nieważności, a przez to rozumieją wiadomość e-mail, to wysłanie takiego oświadczenia e-mailem nie wywoła żadnych skutków prawnych.
W takim przypadku rygor nieważności nie zostanie spełniony, ponieważ zwykły e-mail nie jest równoznaczny z formą elektroniczną w rozumieniu przepisów prawa.
Możliwość zastrzeżenia formy
Jeśli strony umowy chcą, aby oświadczenia były wysyłane drogą e-mailową, powinny zastrzec w umowie formę dokumentową, a nie elektroniczną.
Zamiast wskazywać na formę elektroniczną, lepiej zapisać, że komunikacja odbywa się za pośrednictwem wiadomości e-mail, co będzie uznane za formę dokumentową. Dzięki temu uniknie się potencjalnych sporów dotyczących ważności oświadczeń.
Przykłady zastosowania e-maili w praktyce prawnej
W praktyce prawnej e-maile są często wykorzystywane jako forma dokumentowa w komunikacji między stronami umowy.
Przykładowe postanowienie umowne może brzmieć:
Wszelkie oświadczenia stron składane w związku z realizacją umowy będą dokonywane w formie dokumentowej, za pośrednictwem wiadomości e-mail, o ile strony wyraźnie nie zastrzegły formy pisemnej pod rygorem nieważności
Inny przykład to zastrzeżenie, że pozostałe oświadczenia związane z wykonywaniem umowy mogą być składane w formie dokumentowej, za pośrednictwem e-mail na adresy stron wskazane w umowie.
