Wysyłanie e-maila wydaje się proste: wpisujesz adres i naciskasz “Wyślij”. W praktyce jednak poczta elektroniczna rozwiązuje kilka różnych problemów naraz. Czasem chcesz napisać do jednej osoby,a czasem do kilku naraz lub jedna osoba ma być głównym odbiorcą, a inne mają tylko dostać kopię do wiadomości. Zdarza się też, że część odbiorców nie powinna widzieć nawzajem swoich adresów.
Właśnie do tego służą pola odbiorców w e-mailu:
- To
- CC (DW)
- BCC (UDW)
Do tego dochodzą jeszcze inne pola, które wpływają na to, kto widzi wiadomość i jak ma na nią reagować, na przykład Reply-To.
Skąd się wzięły CC i BCC?
Nazwy CC i BCC nie powstały w komputerach. To stare określenia z czasów papierowej korespondencji i maszyn do pisania.
CC to skrót od Carbon Copy, czyli po polsku najprościej: kopia, w Polsce często określana jako skrót DW. Dawniej, gdy pisało się na maszynie, między kartki wkładano cienką kalkę. Dzięki temu jedna treść pojawiała się jednocześnie na kilku kopiach papieru. Jedna była główna, a kolejne były kopiami dla innych osób.
BCC oznacza Blind Carbon Copy, czyli ukrytą kopię (w Polsce używa się też skrótu UDW). To była kopia wysyłana tak, żeby inni odbiorcy nie widzieli, że ktoś jeszcze ją dostał.
E-mail przejął ten stary model, bo był praktyczny. Zamiast wysyłać osobną wiadomość do każdej osoby, można było wysłać jedną wiadomość do wielu odbiorców, ale rozdzielić ich role.
Jaki problem to rozwiązywało?
Na początku główny problem był bardzo prosty: jak wysłać jedną wiadomość do kilku osób bez robienia wielu osobnych kopii ręcznie.
To było ważne z kilku powodów:
- oszczędzało czas,
- zmniejszało liczbę pomyłek,
- porządkowało komunikację,
- pozwalało od razu rozróżnić, kto ma działać, a kto tylko wiedzieć.
Bez tych pól każdy mail grupowy byłby chaotyczny. Ludzie nie wiedzieliby, kto jest adresatem głównym, kto jest tylko informowany, a kto ma pozostać ukryty.
To, CC i BCC — czym się różnią?
To — Główny odbiorca
Pole To służy do wpisywania głównych odbiorców wiadomości. To osoby, do których mail jest skierowany przede wszystkim.
Jeżeli piszesz:
- do klienta,
- do szefa,
- do pracownika,
- do urzędu,
- do jednej konkretnej osoby,
to zazwyczaj wpisujesz ją właśnie w To.
Kiedy używać?
Używaj To, gdy dana osoba:
- ma wykonać działanie,
- ma odpowiedzieć,
- jest bezpośrednim adresatem,
- wiadomość dotyczy jej wprost.
Czego unikać?
Nie wrzucaj do To całej listy przypadkowych osób tylko dlatego, że „tak wygodniej”. Jeśli mail ma kilku odbiorców, nadal warto rozróżnić, kto jest główny, a kto tylko dostaje kopię.
CC/DW — Kopia do wiadomości
Pole CC oznacza osobę, która dostaje kopię wiadomości, ale nie jest jej głównym adresatem.
To pole jest przydatne wtedy, gdy ktoś powinien znać treść maila, ale nie musi z nim nic robić.
Przykład:
- piszesz do pracownika w To,
- jego przełożonego wpisujesz w CC,
- przełożony widzi treść, ale nie musi odpowiadać.
Kiedy używać?
CC ma sens, gdy ktoś:
- ma być poinformowany,
- ma mieć wgląd w korespondencję,
- powinien wiedzieć, że sprawa istnieje,
- nie jest główną osobą odpowiedzialną za temat.
Czego nie robić?
Nie używaj CC jako automatycznego śmietnika dla wszystkich dodatkowych osób. Jeśli ktoś ma realny obowiązek reagować, powinien być w To, nie w CC.
Nie trzeba też wpisywać w CC osób tylko po to, żeby „byli świadomi”. To często kończy się przeładowaniem skrzynki i ignorowaniem maili.
BCC/UDW — Ukryta kopia
Pole BCC służy do wysyłania kopii wiadomości w taki sposób, żeby inni odbiorcy nie widzieli adresu tej osoby.
To bardzo ważne przy wysyłaniu maili do wielu osób naraz. Jeżeli wpiszesz wszystkie adresy w To albo CC, każdy może zobaczyć resztę listy. Jeśli użyjesz BCC, adresy są ukryte przed pozostałymi odbiorcami.
Kiedy używać?
BCC jest przydatne, gdy:
- wysyłasz mail do wielu osób jednocześnie,
- chcesz chronić ich prywatność,
- nie chcesz ujawniać całej listy adresów,
- wysyłasz wiadomość zbiorczą do osób, które nie znają się nawzajem.
Typowe przykłady:
- newslettery,
- masowe powiadomienia,
- wiadomości do klientów,
- informacje organizacyjne dla dużej grupy.
Czego nie nadużywać
BCC nie powinno służyć do ukrywania ludzi z powodów manipulacyjnych. Nie jest to narzędzie do „tajnego” włączania kogoś do korespondencji, jeśli uczciwie powinien wiedzieć, kto jeszcze bierze udział w rozmowie.
Trzeba też pamiętać, że BCC nie zawsze rozwiązuje każdy problem. Jeśli rozmowa wymaga pełnej jawności, lepsze są To i CC.
Jak używać tych pól prawidłowo?
Prosta zasada wyboru
Najłatwiej zapamiętać to tak:
- To — osoba, do której wiadomość jest skierowana bezpośrednio
- CC — osoba informowana
- BCC — osoba ukryta przed innymi odbiorcami
To jest praktyczny model, który działa w większości sytuacji.
Przykład z pracy
Wyobraź sobie, że koordynujesz zlecenie.
Piszesz do klienta:
- klient w To,
- kierownik projektu w CC,
- inni członkowie zespołu klienta istotni w zleceniu nie muszą widzieć adresów jego pracowników.
Jeśli wysyłasz masową informację do wielu klientów:
- każdy klient powinien dostać wiadomość,
- ich adresy nie powinny być widoczne dla pozostałych,
- wtedy używasz BCC.
Przykład z firmowej korespondencji
Jeżeli pracownik ma coś zrobić, to jego adres powinien być w To.
Jeżeli jego przełożony ma tylko wiedzieć, co się dzieje, ale nie musi odpisywać, można dać go w CC.
Jeżeli rozsyłasz informację do szerokiej grupy i nie chcesz pokazywać listy odbiorców, używasz BCC.
Inne ważne pola w e-mailu
Reply-To
Co to jest?
Pole Reply-To mówi, na jaki adres ma trafić odpowiedź.
To nie jest pole odbiorcy wiadomości, ale ma duże znaczenie w praktyce. Czasem e-mail wychodzi z jednego adresu, a odpowiedzi mają trafiać gdzie indziej.
Kiedy się przydaje?
Na przykład gdy:
- wysyłasz wiadomości z adresu technicznego,
- obsługą odpowiedzi zajmuje się inna skrzynka,
- firma ma jeden adres nadawczy, ale osobny adres do odpowiedzi.
Uwaga
Jeżeli Reply-To jest ustawione źle, odpowiedzi mogą trafiać nie tam, gdzie trzeba. To częsty błąd w firmowej korespondencji.
From — Nadawca wiadomości
Pole From pokazuje, kto wysłał wiadomość.
To nie zawsze jest to samo co osoba, która będzie obsługiwać odpowiedzi. Czasem mail jest wysyłany z systemu, a odpowiedzi mają trafiać do człowieka albo do działu obsługi.
Date i Subject
To nie są odbiorcy, ale warto o nich wspomnieć, bo wpływają na czytelność wiadomości.
- Date pokazuje datę wysłania.
- Subject to temat wiadomości.
Dobry temat pomaga odbiorcy zrozumieć, o co chodzi, zanim jeszcze otworzy maila.
Najczęstsze błędy przy CC i BCC
Wrzucanie wszystkich do To
To najczęstszy błąd. Gdy każdy jest w polu To, nie wiadomo, kto naprawdę ma działać. W efekcie wszyscy czują się tylko częściowo odpowiedzialni.
Używanie CC zamiast jasnej odpowiedzialności
CC nie służy do przerzucania obowiązku. Jeśli ktoś ma zrobić konkretną rzecz, wpisz go w To i napisz jasno, czego oczekujesz.
Nadużywanie BCC
BCC bywa wygodne, ale łatwo zrobić z niego narzędzie do nieprzejrzystej komunikacji. Jeśli odbiorcy powinni wiedzieć, kto jeszcze otrzymał wiadomość, nie ukrywaj ich na siłę.
Ujawnianie adresów przy mailach zbiorczych
Jeśli wysyłasz wiadomość do wielu osób spoza organizacji, a wpisujesz je w CC, każdy widzi wszystkie adresy. To zwykle zły pomysł, także z punktu widzenia prywatności.
Brak jasnego celu maila
Nawet poprawnie użyte pola nie pomogą, jeśli treść jest chaotyczna. Dobrze napisany temat, krótka treść i jasne wskazanie, kto ma zrobić co i do kiedy, są ważniejsze niż samo techniczne ustawienie pól.
Jak pisać maile, żeby używać CC i BCC sensownie?
Najpierw odpowiedz sobie na trzy pytania:
- Kto ma działać?
Ta osoba idzie do To. - Kto ma tylko wiedzieć?
Ta osoba może trafić do CC. - Czy ktoś ma pozostać niewidoczny dla innych?
Wtedy użyj BCC.
Zasada minimalizmu
Im mniej osób w wiadomości, tym lepiej. Nie dodawaj nikogo bez potrzeby. Każdy dodatkowy adres to więcej szumu, większe ryzyko pomyłki i większa szansa, że ktoś uzna mail za mało ważny.
Zasada przejrzystości
Jeżeli ktoś ma podjąć decyzję albo wykonać zadanie, nie chowaj go w CC.
Jeżeli ktoś ma tylko podgląd, nie wpisuj go do To.
To prosty podział, ale bardzo skuteczny.
Podsumowanie
To, CC i BCC nie są ozdobnymi polami w formularzu e-maila. Każde z nich pełni inną i konkretną funkcję.
Te mechanizmy powstały po to, żeby uprościć wysyłkę wiadomości do wielu osób i uporządkować komunikację. Dzięki nim można jasno oddzielić osoby odpowiedzialne, osoby informowane i osoby ukryte. To nadal bardzo praktyczne narzędzia, tylko trzeba używać ich zgodnie z sensem, a nie przyzwyczajeniem.
