Bezpieczna archiwizacja wiadomości e-mail obejmuje stosowanie dodatkowych metod uwierzytelnienia, monitorowanie użycia firmowej poczty e-mail oraz wprowadzenie zasad dotyczących archiwizacji i usuwania wiadomości zawierających dane osobowe, gdy nie są już potrzebne.
Szyfrowanie korespondencji
Szyfrowanie wiadomości jest kluczowym elementem zabezpieczania treści e-maili, minimalizującym ryzyko nieautoryzowanego dostępu do danych. Upewnij się, że wszystkie zarchiwizowane dane są przechowywane w bezpiecznym miejscu, zarówno w formie fizycznej, jak i cyfrowej. Oczywiście musisz mieć też pewność, że posiadasz odpowiednio zabezpieczone kopie zapasowe.
Wdrożenie odpowiednich procedur szyfrowania jest kluczowe dla zapewnienia bezpieczeństwa danych przesyłanych e-mailem zarówno wewnątrz, jak i na zewnętrz.
Dokumentacja procesów
Zachowuj szczegółową dokumentację dotyczącą procedur archiwizacji, aby ułatwić audyty oraz wykazywanie zgodności z RODO. W przypadku danych szczególnie wrażliwych zastosuj szyfrowanie oraz inne metody ochrony dla danych o szczególnym znaczeniu. Na bieżąco wykonuj szkolenia oraz aktualizuj listy uprawnionych do konkretnych danych osób wraz z zakresem uprawnień do ich przetwarzania.
Zasady przechowywania i przetwarzania danych
Ogólne stwierdzenie przez administratora, że dane osobowe będą przechowywane tak długo, jak jest to niezbędne do prawnie uzasadnionych celów przetwarzania, jest niewystarczające i tu wkraczają kolejne dwa elementy:
Polityki bezpieczeństwa
W stosownych przypadkach należy ustalić różne okresy przechowywania dla różnych kategorii danych osobowych lub różnych celów przetwarzania, w tym okresy archiwizacji. Szyfrowanie danych jest uznawane za najlepszą metodę zabezpieczenia danych, minimalizującą ryzyko ich przejęcia.
Polityki bezpieczeństwa są kluczowe dla zapewnienia zgodności z RODO i ochrony danych osobowych. Przedsiębiorstwa powinny wdrożyć odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zabezpieczyć dane przed nieautoryzowanym dostępem i utratą. Regularne szkolenia pracowników w zakresie ochrony danych osobowych są również istotne. Wiedza na temat RODO powinna być integralną częścią kultury organizacyjnej każdej firmy, aby skutecznie zarządzać danymi osobowymi, a tym samym minimalizować ryzyko naruszenia przepisów.
Podstawowa polityka bezpieczeństwa i higieny danych jest prosta – jeżeli dane nie są już do niczego potrzebne, ważność wszelkich roszczeń wygasła, albo wymagała jednorazowego działania lub inne podobne – kasujemy lub dekretujemy notatką w systemie CRM na koncie klienta bez zbędnych dodatków i usuwamy.
Druga: Usuwamy nieaktywne konta np. byłych pracowników, przekierowujemy korespondencję na zastępców, pilnujemy, aby nikt z poza organizacji lub na dłuższym zwolnieniu nie miał dostępu do systemu i plików.
Oprogramowanie do Archiwizacji
Oprogramowanie do archiwizacji e-maili i innych danych firmowych, powinno być certyfikowane i elastyczne, obsługując różne systemy poczty elektronicznej i metody archiwizacji. Elastyczne zarządzanie przechowywaniem, deduplikacja i porządną kompresją danych (choć tu zawsze musimy wybierać między małym rozmiarem bazy, a szybkością pobierania elementów z niej).
Dobre praktyki pracy na mailach obejmują stosowanie odpowiednich środków bezpieczeństwa, takich jak szyfrowanie wiadomości e-mail, weryfikacja tożsamości odbiorców przed przesłaniem wrażliwych informacji oraz ograniczenie przesyłania danych do absolutnie niezbędnych informacji.
Inne zabezpieczenia poczty e-mail w firmie
Alternatywne metody przechowywania takie jak prywatna chmura, bezpieczne platformy obiegu wiadomości (e-mail workflow) oraz VPN dla dostępu spoza biura, mogą zminimalizować potencjalne ryzyka.
